INTRODUCCIÓN
Uno de los elementos esenciales que definen la solvencia y el capital de
trabajo de una entidad son las cuentas por cobrar, mismas que son consideradas
como un derecho a favor de una empresa, por haber prestado un servicio, vendido
un bien o prestado dinero en el momento presente y cuya contraprestación
económica se espera en el futuro. La
administración de las cuentas por cobrar resulta una tarea ardua para toda
entidad, ya que tiene que ver con el otorgamiento del crédito y la recuperación
de este a través de la cobranza, lo cual implica financiar la operación de un
tercero y el incurrir en costos de oportunidad derivados del sacrificio de
liquidez que se hace.
DETERMINACION DEL NIVEL DE CUENTAS POR COBRAR
La administración y políticas de
crédito están estrechamente relacionadas con el giro del negocio y la
competencia del mercado en que la empresa opera. Dependiendo del giro del
negocio y la competencia se otorga el crédito a los clientes, el cual representa
el tiempo que transcurre entre la fecha de la venta y la fecha en que se cobra,
o se recibe en efectivo el importe de la venta. Por lo tanto, las ventas a
crédito se transforman en Cuentas por Cobrar representando generalmente en la
empresa una importante inversión del activo circulante. Algunos giros de
negocios como las tiendas de autoservicio no otorgan crédito, su venta es de
contado y esto ha sido su estrategia de comercialización para vender a precios
reducidos, debido a la eliminación del costo de financiamiento de los
inventarios porque se realiza a través de crédito de proveedores que otorgan a
la empresa sin ningún costo, sin que se utilice el capital de la empresa,
además los inventarios tienen una alta rotación y los términos de pago son generalmente
coincidentes o mayores con la venta de los inventarios. La inversión de las
Cuentas por Cobrar se determina por el volumen de las ventas a crédito y por el
promedio de días que transcurren entre las fechas de venta y la cobranza. Para
medir la inversión en Cuentas por Cobrar se efectúan pruebas de liquidez. Se
calcula generalmente la relación que existe entre las Cuentas por Cobrar y las
Ventas y la rotación de las Cuentas por Cobra.
CREDITO Y COBRANZA
POLITICAS DE CREDITO
Las políticas de crédito deben
tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión. Las
políticas que otorgan plazos de crédito muy reducidos, normas crediticias
estrictas y una administración que otorga o rechaza el crédito con lentitud
restringen las ventas y la utilidad de manera que a pesar de la reducción de la
inversión en Cuentas por Cobrar, la tasa de rendimiento sobre la inversión de
los accionistas será más baja de la que se puede obtener con niveles más altos
de venta y Cuentas por Cobrar. El otorgamiento de crédito trae como
consecuencia: las pérdidas por cuentas incobrables, los costos de investigación
del crédito del cliente, los gastos de cobranza y el financiamiento de las
Cuentas por Cobrar. La investigación y operación de estos factores disminuyen
la tasa de rendimiento sobre la inversión de los accionistas. Para evaluar el crédito, los
administradores deben considerar:
1. La Solvencia moral del acreditado,
2. La Capacidad financiera de
pago,
3. Las Garantías específicas,
4. Las Condiciones generales de
la economía
5. La Consistencia del cliente
6. La Cobertura
La información se obtiene de
varias fuentes incluyendo la experiencia anterior. Si la cuenta es nueva es una
práctica normal el solicitar: estados financieros dictaminados, declaraciones
de impuestos si no se tienen estados financieros, cartas de solvencia de las
instituciones de crédito con las que opera. Es práctica usual y muy
recomendable el establecer comunicación con otros proveedores del cliente. Los
informes de intercambio revelan la formalidad de los pagos del cliente, los
montos del crédito, los problemas que se han vivido y también los clientes que
han sido puestos en listas negras por insolventes. El volumen principal de las
ventas a crédito de bienes de consumo se hace a través de la práctica comercial
de cuenta abierta. Al cliente se le abre una cuenta en donde se registran sus
transacciones sin pedir un reconocimiento formal de sus deudas como pagarés o
letras de cambio. En caso de disputa, la empresa cuenta con el pedido del
cliente, la factura o contra recibo, y los documentos de embarque que en la
mayor parte de las veces está firmado por el cliente por la aceptación de la
recepción de las mercancías. En ventas a crédito en bienes de capital o de uso
duradero como pueden ser maquinaria, equipos, automóviles, vehículos,
refrigeradores, televisiones, etc., la venta generalmente se documenta con
títulos de crédito que pueden ser negociados con posterioridad con
instituciones de crédito. El cargar intereses por el crédito otorgado o por
falta de pago oportuno en la fecha de vencimiento, es una práctica común. La
empresa traducirá su información de crédito en clases de riesgo. El crédito
debe pulverizarse, no es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse
para que los riesgos de falta de cobro no afecten a la empresa en forma
importante.
• La Solvencia moral del
acreditado: Es una medida cualitativa y representa la probabilidad de que el
cliente pague puntualmente sus obligaciones. Este factor es muy importante: ¿El
cliente hará un esfuerzo si es necesario para pagar sus deudas? ¿O el cliente
es incumplido en sus vencimientos?. La formalidad de los tratos comerciales
cliente-proveedor tiene un significado muy importante en el otorgamiento del
crédito y en los negocios.
• La Capacidad financiera de pago: Es una medida cuantitativa y
representa la capacidad del cliente para pagar. Se examina a través de
información financiera del cliente, interpretándose a través de la técnica de
análisis financiero para conocer el resultado de las razones de liquidez,
solvencia y otras, tomando en cuenta en su caso la experiencia que se ha
obtenido en las relaciones comerciales. Cuando los montos son muy
significativos, es necesario obtener información del cliente sobre la generación
de flujos de efectivo futuros para medir la capacidad de pago que el cliente
tiene para cubrir el crédito solicitado.
• Las Garantías especificas:
Pueden constituirse con las propias garantías del bien o con otros bienes dados
en garantía como seguridad de pago del crédito solicitado. Estas garantías
apoyan en forma importante el crédito solicitado.
• Las Condiciones generales de la
economía en que opera: Tiene un significado especial y reconoce las tendencias
generales de la empresa o de ciertas áreas de la economía que puedan influir en
la capacidad del cliente para cumplir con sus obligaciones, como recesiones del
país, restricciones del gasto público, apertura o cierre de fronteras,
etcétera.
• La Consistencia del cliente: se
puede decir que es la Duración, constancia y permanencia del cliente, de
conformidad con los giros mercantiles y actividad que desarrolla.
• La Cobertura: Son los Seguros que tiene la empresa, o que exige a su
cliente, para compensar las posibles pérdidas por cuentas incobrables.
CLASIFICACION DE LOS CLIENTES EN BASE AL ANALISIS DE CREDITO (ANALISIS DE LA CARTERA)
• Cliente Bueno: Aquel que en
forma habitual paga en la fecha convenida, también se les conoce como clientes
cumplidos.
• Cliente Regular: Aquel que paga
sus facturas fuera de la fecha convenida.
• Cliente Malo: Aquel que en
forma frecuente se atrasa en sus pagos, no avisa los motivos de su atraso y,
generalmente no cumple con lo que promete, también se les conoce como clientes
morosos.
• Cliente Dudoso: Aquel que por sus antecedentes, no podemos
clasificarlo como bueno, regular o malo.
• Cliente Nuevo: Aquel que no ha
efectuado operaciones con la empresa.
Condiciones de Crédito.
Las condiciones de crédito de una empresa especifican los términos de
pagos requeridos para todos los clientes que operan el crédito. Las condiciones
del crédito cubren tres aspectos:
• Descuento sobre pronto pago,
• Período del crédito, y
• Período de descuento sobre
pronto pago. Cualquier cambio en los términos del crédito puede tener efecto
sobre su rentabilidad total. Los administradores que establecen las condiciones
del crédito pueden contribuir al éxito de la empresa al evaluar la información
del crédito y a realizar la función de cobranza. Una vez fijadas las
condiciones del crédito, la dirección de finanzas, a través del departamento de
crédito y cobranza, es la encargada de administrar las políticas. Si un prospecto de cliente no reúne
las condiciones del crédito, se debe rechazar la solicitud. Un buen
administrador de crédito debe mantenerse al tanto de los factores externos que
afectan a los negocios de los clientes y debe estar en comunicación constante
con las cuentas importantes (clientes clave). Generalmente el 20% de los
clientes representa el 80% de la inversión. Lo anterior puede dar lugar a
modificaciones a las condiciones del crédito. Al estar en estrecho contacto con
los clientes importantes, el administrador puede a través de la empresa,
impulsar y apoyar los negocios de los clientes para que incrementen sus
volúmenes de producción y venta y se expandan en forma rentable. Si las ventas
son estacionales se deben establecer condiciones especiales por la venta de
temporada, según las condiciones específicas de cada negocio. En ventas de
exportación las condiciones de crédito varían de las condiciones de ventas
locales. Generalmente las ventas se hacen a través de cartas de crédito y en
créditos a mediano plazo. Son hechas generalmente a través de contratos
privados avalados por instituciones nacionales de los países. En cobranzas
relacionadas con exportaciones, debe tenerse información relacionada con la moneda
extranjera contratada (generalmente en dólares), con el fin de tener presente
que el pago se reciba en la moneda extranjera correspondiente y se vigile el
adecuado registro en las cuentas de los clientes, debido a que interviene el
tipo de cambio de conversión del mercado cuando se reciba el pago.
¿QUE ES UN ANALISIS DE COSTO-BENEFICIO?
El análisis de costo-beneficio es el proceso de analizar las decisiones
de un negocio. Cuando una decisión está bajo consideración, el costo de una
opción es restado del beneficio de este. Al realizar un análisis de
costo-beneficio la administración puede decir si una inversión vale la pena o
no para el negocio.
ANALISIS DE LA CARTERA
Son derechos exigibles originados
por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro
concepto análogo. (Incluye documentos por cobrar). Representan el crédito que
concede la empresa a sus clientes, sin más garantías que la promesa de pago en
un plazo determinado. La palabra crédito proviene del latín “credere” que
significa “tener confianza”, que al mismo tiempo encierra un “riesgo
crediticio” por la confianza otorgada en que el deudor pagará el importe de la
operación.
DEFINICION
Es la adquisición de Cuentas por
Cobrar por parte de una empresa llamada factor o Empresa de Factoraje
Financiero que, a cambio de proporcionar liquidez inmediata a la compañía que
le cede sus Cuentas por Cobrar, le cobrará una comisión por proporcionarle la
liquidez. Herramienta de financiamiento, mediante el cual una empresa vende sus
Cuentas por Cobrar a descuento a una institución financiera generalmente no
bancaria, denominada Factor, para reducir su ciclo de flujo de efectivo,
mediante la conversión de sus Cuentas por Cobrar en dinero.
OBJETIVO
Las cuentas por cobrar son
activos de una entidad, que surgen por el otorgamiento de créditos a los
clientes o a deudores de las empresas. Las cuentas por cobrar representan
derechos a recibir cantidades de efectivo en el futuro, por haber realizado
ventas o préstamos de dinero en el presente. Esta unidad se avocará
particularmente a las cuentas por cobrar a cargo de los clientes ya que las
ventas representan el principal objetivo del negocio.
CONCLUSION
Las cuentas por cobrar constituyen el derecho a recibir una cantidad
futura de efectivo a cambio del otorgamiento de un bien o de un servicio. Las
cuentas por cobrar tienen que ver con las decisiones de crédito y cobranza. La
administración financiera de las cuentas por cobrar son las actividades
tendientes a determinar el importe de crédito otorgado a los clientes o
deudores, y la recuperación de los mismos. Un aspecto que debe considerarse
dentro de la administración financiera de cuentas por cobrar son las políticas
de crédito que son los lineamientos que diseña y adopta una empresa para
conceder crédito a sus clientes.
BIBLIOGRAFIA
MONTAÑO G. Agustín. (1998). Administración de la cobranza, Editorial
Trillas, México. PERDOMO Moreno, Abraham. (2002). Elementos básicos de
Administración financiera, International Thompson, Editores, México.
